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Gestão de Projetos

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A palavra Projeto vem do latim projectum do verbo proicere, “lançar – atirar alguma coisa para diante”. A conotação intrínseca de planejamento vem daí.

O PMBOK,  Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos do PMI – Project Management Institute define projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Numa definição prática, Projeto é um plano de atividades com um objetivo específico, começo, meio e fim.

Um Projeto deve relacionar Fases, Tarefas, Prazos, Encadeamento de Atividade, Alocação de Recursos e Custo associados.

Existem várias ferramentas de apoio à Gestão e Controle de Projetos sendo que a mais famosa é o MS Project. Aplicativo da Microsoft (www.microsoft.com.br) que reúne a maior parte das funcionalidades necessárias para a manipulação das informações de um Projeto.

Popular e bastante utilizado o MS Project é uma ferramenta que custa em torno de US$ 600 e certamente acaba sendo bastante “pirateado”.

Por outro lado a comunidade internacional que investe no desenvolvimento de software livre e de fonte aberta já disponibilizou algumas alternativas a altura da ferramenta da Microsoft.

O Gantt Project (www.ganttproject.biz) foi uma das primeiras alternativas disponíveis para a montagem de um diagrama de Gantt com o controle de Fases e Tarefas, diagrama de Gantt e Pert, de forma bastante simples e prática. O Gantt Project inclusive exporta e importa para o MS Project.

A alternativa realmente mais completa e recomendável é o OpenProj da PROJITY (http://openproj.org). A ferramenta já teve 500.000 downloads para 142 paises e está se tornando um hit na net.

Para aplicações de gestão distribuída a empresa oferece uma versão paga na Web também bastante popular pelo modelo de cobrança, o Project-On-Demand.

O OpenProj já faz parte do pacote Star Office e OpenOffice como uma alternativa completa e totalmente ‘free’ ao Microsoft Office.

Uma particularidade do OpenProj é que além do diagrama de Gantt e o Pert,  ele tem incorporado um WBS – Work Breakdown Structure e um RBS – Resource Breakdown Structure, que o MS Project não tem.

 

 

 

 

Desafios da Nova Era

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Com os desafios da nova era os gestores vão se defrontar sempre com a mudança. A nova ordem nas organizações modernas é que a única certeza que se tem é a da mudança.

As situações cotidianas constituem sistemas complexos de problemas ligados entre si. Os times trabalham em rede. Rede de comunicação e Rede Hierárquica. Não há mais um formalismo hierárquico piramidal mas uma estrutura em rede de organização dinâmica focada em projetos.

Neste ambiente é fundamental o entendimento da Análise de Valor, a quebra da obstrução mental e o condicionamento mental. A clareza e a instantâneidade da comunicação são determinantes.

Não há espaço para elementos supérfluos dentro dos processos produtivos. Qualquer vantagem pode determinar o sucesso de um empreendimento. E este sucesso não permanece por muito tempo pois a concorrência é ágil na superação das suas deficiências.

Os Medidas de Desempenho são os mecanismos de controle necessários para acompanhamento contínuo da evolução dos negócios. Definir Metas e garantir seu atingimento determina Direção, obriga Planejamento e Organização.

Existem diversas técnicas disponíveis para suportar a Gestão de Materiais. Estas técnicas n maior parte das vezes têm um caráter muito mais Financeiro que processual ou de melhoria de desempenho operacional.

O Just-in-Time, por exemplo, apresenta um modelo altamente renovador do processo produtivo mas nada mais é que o financiamento da produção pelo Fornecedor. Ao atribuir os custos de Estoque ao Fornecedor a Empresa Contratante aumenta suas margens e melhora seu desempenho Financeiro.

A utilização de Fornecedor Preferiencial, Kanban, Qualidade em Tempo Real, 6 Sigma; introduz metodologia e mecanismos de Controle sofisticados para melhoria contínua.

Porém, não se deve nunca perder de vista o fato de que o Objetivos das Empresas é Resultado Financeiro. Todas as Tecnologias aplicadas à Administração dos Materiais têm como foco fundamental a melhoria do Desempenho Financeiro do Negócio.

 

Tecnologia da Gestão

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A Gestão ou Administração é o processo de conseguir que as atividades sejam feitas de forma eficiente e eficaz com e por meio de outras pessoas.

Gestão depende das práticas do Planejamento, Organização, Direção e Controle.

Apesar da teoria da gestão ter evoluído muito depois de Taylor e Fayol grande parte das empresas ainda não conseguem implementar princípios básicos como utilizar métodos, selecionar a pessoa mais adequada para cada tarefa, treinar continuamente o trabalhador; ou monitorar o desempenho do negócio.

No mundo atual a Globalização vem causando a modularização das estruturas organizacionais permitindo maior flexibilidade e dinamismo na competição. O trabalho passa a ser predominantemente não rotineiro, auto-organizado e colaborativo, muitas vezes em ambientes virtuais.

A empresa moderna é dependente da comunicação em tempo real. Páginas na Internet deixaram de ser simplesmente uma apresentação corporativa para incorporar serviços associados ao negócio.

A Internet não só é usada para o atendimento a clientes, relacionamento com fornecedores como passa a incorporar publicidade focalizada direcionada a um público que vem se transformando de expectador televisivo para o pesquisador nos mecanismos de busca.

Uma nova geração de consumidores está se formando. São pessoas que dão mais crédito as suas redes sociais do que à publicidade.

Ferramentas de relacionamento como MSN, Skype, SMS; passam a fazer parte das organizações como mecanismos de aceleração das decisões.

Os gerentes não são mais confrontados com problemas separados, mas com situações que consistem em sistemas complexos de problemas fortemente ligados entre si.

Há necessidade de gerenciar times dentro de ambiente de rede. Os times mudam continuamente, com isso as pessoas devem ter a capacidade de autogestão.

A tecnologia da informação é crítica para os membros dos times e a troca de informação e sua interpretação são fatores decisivos de sucesso.

Administração de Materiais

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Uma boa definição de Empresa é: Um Conjunto de Processos que transformam Recursos em Produtos e Serviços.

Recursos são: Materiais, Patrimônio, Capital, Material Humano e Tecnologia.

Durante a Reengenharia Michael Hammer pregava que Processos são seqüências estruturada de atividades que, por meio de ações físicas, comportamentais ou de informações, que permitem a agregação de valor a uma ou mais entradas, transformando-as em uma ou mais saídas que representam um estado diferenciado do original.

Recentemente Hammer simplificou sua definição ao admitir que a Reengenharia foi muito mal utilizada pelas organizações. Com isso incluiu um elemento fundamental na visão de Processo: o Cliente. Portanto,segundo o mesmo Hammer, Processo é um grupo organizado de atividades correlatas que, em conjunto, cria um resultado de valor para os Clientes.

Na verdade, qualquer processo que não tem como foco final o Cliente não tem sentido ou utilidade. Ai sim caberia uma reorientação ou reengenharia.

A APQC (www.apqc.org) define 12 processos fundamentais no seu Framework de Classificação: Visão, Gestão de Produtos, Venda, Entrega, Serviço a Cliente, RH, TI, Finanças, Aquisição, Saúde Ambiental e Segurança, Relacionamento Externo, Gestão do Conhecimento e Mudança.

Processos organizados e estruturados constituem um Sistema. Um Sistema é um conjunto de elementos inter-relacionados formando um todo único.

Existem duas abordagens da Gestão: A visão Reducionista, que trata fatores  isoladamente; e a visão Sistêmica, que entende que as partes de um Sistema não pode ser compreendida isoladamente.

Um Sistema é sempre mais que a simples soma das suas partes.